QC Management

QC: Quality Control Management System

14/12/2020
jbudipurnomo

Sistem QC populer di Indonesia pada awal tahun 90-an dan diterapkan di industri manufaktur. Sebenarnya sistem telah diterapkan di Jepang yang dikenal dengan sebutan TQC kependekan dari Total Quality Control. Sistem pelaporan ini diterapkan di hampir semua industri di Jepang yang menuntut kepastian produksi, ketepatan atau presisi hasil produksi dan kecepatan serta ketepatan waktu produksi untuk mengejar target.

Industri berat dan atau industri pada umumnya dituntut kualitas produk, ketepatan waktu produksi dan jumlah (volume) produk yang sesuai dengan permintaan pasar. Kualitas dan ragam jenis produksi dalam satu proses industri seringkali menjadi momok bagi konsumen dan produsen. Umumnya jika dituntut kualitas yang tinggi maka cenderung waktu produksi yang tidak terpenuhi dan begitu juga sebaliknya, waktu produksi tepat waktu, volume produksi rendah dan kualitas tidak memenuhi syarat.

Titik-titik kesalahan yang terjadi adalah pada sisi operator manusia yang mengoperasikan sistem produksi. Apapun sistemnya termasuk otomasi tetap faktor manusia berperan penting dalam proses produksi. Syarat utama menuju sistem otomasi dan digitalisasi sistem produksi adalah kualitas sumber daya manusia dalam menjalankan sistem produksi dimaksud. Sistem dapat bekerja sesuai dengan prosedur yang ditetapkan tergantung kepada SDM ketika membuat prosedurnya, pelaksanaannya, evaluasinya dan perbaikan-perbaikan dari koreksi yang terjadi.

Sistem QC dapat menjadi acuan atau pedoman dalam menyusun suatu prosedur operasional sehingga diperoleh standar baku yang lebih baik dan sesuai, namun demikian berlaku juga sebaliknya yaitu sebagai penopang dan pengontrol (pengendali) standar prosedur yang dijalankan supaya bekerja sesuai dengan yang ditetapkan. Pola pelaporan, pencatatan rutin, kontinyu menjadi prosedur tetap untuk mendapatkan pola kerja dari sistem yang ditetapkan. Koreksi dari cacat kerja dapat diketahui dari hasil pelaporan dan evaluasi berkala yang dihasilkan oleh kesalahan operasional, cacat sistem akibat mesin/peralatan yang gagal bekerja, masa optimal kerja peralatan yang sudah melewati batas, serta kehandalan sistem, operator dan peralatan.

Ujung dari diberlakukannya Sistem QC adalah tercapainya target operasional, kondisi real time atau kondisi sebenarnya dari sistem produksi dimaksud, efisiensi produksi/kerja, efektifitas dan optimalisasi sistem sehingga target produksi dapat tercapai sesuai dengan yang direncanakan dan ditetapkan sekaligus meminimalisasi tingkat kegagalan produksi & kerugian operasional.

Sistem QC yang baik adalah Sistem QC yang dapat digunakan secara mudah, efektif dan efisien dan dapat dikembangkan menjadi lebih baik, lebih rinci, lebih terstruktur, lebih mudah dan lebih sederhana sehingga penelusuran kegagalan sistem dapat diketahui lebih cepat dan penyelesaiannya (troubleshooting) lebih cepat bahkan bisa lebih baik dengan beberapa perbaikan tambahan jika memungkinkan. Hal ini memacu dan memicu setiap pelaksana yaitu perancang, pelaksana, penanggung jawab dan pengawas bekerja maksimal dan optimal.

Setiap terjadi permasalahan dan sudah dapat diselesaikan (Troubleshooting) harus segera dicatat atau didokumentasikan berikut tanggal dan waktu kemudian cara penyelesaiaannya dan hasil dari penyelesaian tersebut. Data-data Troubleshooting dievaluasi dan kemudian disesuaikan lagi dengan Standar Baku yang sudah terlaksana. Jika hasil Troubleshooting tersebut terbukti meningkatkan efisiensi dan efektifikat kerja sistem secara keseluruhan maka dapat dimasukkan sebagai salah satu unsur atau menjadi standar kerja yang baru. Namun, apabila Troubleshooting tersebut merupakan solusi dari masalah (trouble/problem) yang timbul ketika sistem berjalan maka cukup sebagai informasi tambahan di bagian penyelesaian masalah (Troubleshooting, Documentation dan Resume).

Bagaimana memulainya? Bentuknya seperti apa? Apa saja yang harus dibuat?

Setiap Sistem, apapun itu, terdiri dari urutan kerja, aturan pengoperasian, pelaporan jika terjadi masalah dan penyelesaian. Permasalahannya adalah apakah sistem pengoperasian tersebut terdokumentasi dengan baik dan dapat dikembangkan sehingga lebih baik terhadap sistem dan pelaksananya?

Secara umum QC System merupakan pedoman kerja yang terdiri dari

  1. Standard Operational Procedure
  2. Report System
  3. Troubleshoot 
  4. Review Report
  5. Resume
  6. Documentation
Dapat dikatakan, setiap bagian dalam suatu sistem kerja produksi di suatu perusahaan memiliki SOP dan sudah seharusnya memiliki QC System yang terdiri dari enam (6) bagian seperti tersebut di atas. Detail atau rincian dari masing-masing bagian tentunya berbeda dan dapat menyesuaikan dan tentu saja untuk perusahaan pun berbeda-beda sesuai dengan jenis usahanya. 
 

Standard Operational Procedure 

Konsep dan Rancangan Standar Operational Procedure (SOP) menyesuaikan dengan pekerjaan yang akan ditangani (operasional). Ada dua (2) cara dalam membuat SOP yaitu:
  1. Manual Based
  2. Activities Based

Manual Based

SOP dapat dibuat konsep dan rancancangannya berdasarkan petunjuk baku atau manual yang sudah tersedia. Misalnya, SOP pengoperasian mesin bubut/skrapp. Sebelum memulai pekerjaan berarti harus menyiapkan semua peralatan penunjang pekerjaan. 
  • PERSIAPAN
    1. Lembar Kerja, Pensil, Mistar, Meteran
    2. Palu
    3. Tang
    4. Sarung Tangan
    5. Kacamata
    6. Balok Kayu
    7. Pelumas
    8. Air Pendingin
    9. Bak Penampung Sampah
    10. Bak Penampung Hasil
  • OPERASIONAL
    1. Periksa Arus & Tegangan Listrik
    2. Pemanasan Mesin
    3. Test Awal Operasional
    4. Stand by Mesin
  • PEMERIKSAAN PEKERJAAN
    1. Periksa Material 
    2. Pengukuran Material
    3. Desain Produksi: Uji Awal Desain, Ukur Dimensi, Desain Siap Produksi
    4. Pencatatan Proses Produksi
    5. Uji Hasil & Cacat Kerja
  • SELEKSI & SIMPAN PRODUKSI
    1. Kategorisasi Hasil Produksi
    2. Pemilahan Hasil 
    3. Penyimpanan Hasil Produksi
  • AKHIR PRODUKSI
    1. Pengumpulan Sampah Produksi
    2. Pembersihan Peralatan & Mesin Produksi
    3. Simpan Peralatan Pendukung
    4. Isi Ulang: Pelumas, Air Pendingin, Pelumas Mesin
    5. Kebersihan Ruangan & Peralatan
  • PENGAKHIRAN
    1. Stand by Mesin
    2. Off Power
    3. Melepas Steker 
    4. Menutup Pelindung & Merapikan Mesin
Manual Mesin dapat diterapkan dan dikembangkan menjadi SOP seperti tertulis di atas dan disesuaikan dengan keadaan di lokasi produksi. Penambahan beberapa hal dapat dilakukan seperti peralatan penunjang kerja dan lembar kerja produksi ikut dimasukkan sebagai bagian dari SOP. Rutinitas tersebut dapat diubah atau berubah menyesuaikan dengan aktifitas harian misalnya, lembar order dapat dimasukkan sebagai bagian dari lembar kerja dan dijelaskan pada detail kerja. 
 
Selain itu dapat diubah atau terjadi perubahan bahkan penambahan selain dari lembar order, misalnya. Kategorisasi Hasil Produksi dapat ditambahkan di bagian Pemeriksaan Pekerjaan sebagai awal produksi, yaitu kategorisasi produksi.Order Produksi dapat dimasukkan dan menjadi gerbang untuk seleksi yang terdiri dari seleksi material, ukuran, bentuk/model dan kemungkinan hasil akhir produksi. Supervisor akan memilih dan memilah order/permintaan produksi mana yang akan diproses/dikerjakan terlebih dahulu sehingga kontinuitas, efektifitas, efisiensi dan kualitas kerja dapat dipertahankan bahkan dapat ditingkatkan. 
 
SOP secara umum adalah standar baku dan dapat diubah meskipun tidak mengubah keseluruhan. Proses yang pasti adalah persiapan dasar proses yaitu menyiapkan peralatan penunjang dan mesin produksi. Ketersediaan arus & tegangan listrik sesuai standar ataukah lebih rendah/tinggi, pelumas, dan atau bahan bakar jika memang diperlukan, Semua hal yang berhubungan dengan kerja sistem produksi maka dapat dimasukkan sebagai bagian dari sistem SOP.

Activities Based 

SOP berdasarkan Activities Based (kegiatan rutin) adalah SOP yang dibuat karena

  1. Tidak Adanya Manual Book, dan atau
  2. Pelengkap Manual Book yang sudah tersedia 
Banyak hal menarik dari pembuatan SOP berbasis Activities Based. Dokumen SOP yang dibuat karena tidak adanya Manual Book memiliki kelebihan dan hal-hal yang menarik, di samping terdapat pula kekurangannya. Trial & Error hingga terus diperbarui, dikembangkan hingga diperoleh SOP baku yang lengkap dan komprehensif, menjadikan dokumen SOP ini memiliki kualitas tinggi karena benar-benar berbasis kondisi sebenarnya.

Kekurangannya tentu saja adalah waktu perumusan/pembuatan, memiliki spesifikasi yang khusus dan cenderung eksklusif meskipun mungkin saja secara umum ada kesamaan dengan SOP sistem produksi yang memiliki Manual Book. Atau, dokumen SOP tersebut memang dibuat khusus dan spesifik, misalnya mesin tenun pintal wool/sutra dengan karakteristik khusus. Oleh karena itu, SOP sistem produksi tersebut tidak bisa diterapkan untuk mesin produksi sejenis tetapi memiliki spesifikasi teknis berbeda yang pada akhirnya kualitas akhirnya pun berbeda.

…. bersambung …