Pengantar
Ternyata masih banyak yang belum paham dengan Worksheet, Assessment Sheet termasuk bagaimana membuat lembar Worksheet. Sekarang, saya ingin berbagi pengetahuan tentang QC Worksheet dan QC Assessment terutama untuk para Guru dan Dosen di lingkungan IT, Desain Grafis, Mesin/Mekanika, dan lainnya yang bisa disesuaikan.
Sebelum memulainya, saya ingin cerita dulu tentang bagaimana awalnya membuat QC Management. Dasarnya adalah bagaimana membuat SOP yang sebenarnnya diawali dari pola/rutinitas kegiatan yang dilakukan secara kontinyu, berkesinambungan dan mempunyai ketetapan yang ditetapkan sehingga menjadi kepastian atau standar. Jadi, dasar membuat atau merancang QC adalah mencatat kegiatan keseharian pelaksanaan kerja/aktifitas yang rutin dan bisa dicatat dan tercatat.
Contoh sederhananya begini, membersihkan kamar mandi. Diawali dengan ruangan kamar mandi yang terdiri dari pintu kamar mandi, wastafel (jika ada), toilet (jika ada), bak kamar mandi, gayung, lantai, dinding, kapslok (gantungan pakaian), daun pintu, kran air untuk bak kamar mandi, kran air untuk wastafel, kran air untuk toilet (terdiri dari kran untuk toilet di bagian bawah, kran air untuk hand shower) kran air untuk cuci kaki yang biasanya terkadang juga dipakai untuk ambil air wudhu, lampu kamar mandi, saklar kamar mandi, pewangi (jika ada), sabun, shampoo, exhaust fan (jika ada), shower untuk mandi, tombol flush toilet dan keset.
Kondisi ideal adalah ketika kamar mandi ini, anggaplah kamar mandi di suatu kantor, kondisinya baru yang lengkap dan baru saja selesai pembangunannya. Lantai bersih, sabun, shampoo tersedia, kran air baru, wastafel bersih, toilet baru dan ruangan dalam kamar mandi pun wangi dengan tersedianya pewangi. Kondisi tersebut tentunya menjadi sangat menyenangkan bagi semua pihak termasuk karyawan OB yang di bagian bersih-bersih kamar mandi. Masuklah sekarang pada fase berikutnya yaitu digunakan oleh karyawan. Tingkahnya pun macam-macam. Untuk yang sudah terbiasa bersih dan tertib, semua tertata seperti semula, seolah setelah dipakai, tetap tidak berubah, yang beda hanya suara flush toilet dan seseorang yang baru keluar dari kamar mandi.
Seseorang yang tipenya asal pakai, air berceceran, kran air wastafel tidak tertutup seperti awal, sabun naruhnya beda tempat, shampoo tumpah, toilet tidak diflush, puntung rokok di lantai, dan lain sebagainya. Karyawan yang di bagian kebersihan pun juga macam-macam cara menanganinya, jika ketemu yang rajin dan care, semua dikembalikan sesuai keadaan semula karena itu tentunya akan menyenangkan untuk pengguna berikutnya, sabun dikembalikan ke tempat semula, jika sudah menipis segera diganti baru, botol shampoo dikembalikan dan dibersihkan dari tumpahan, toilet dicuci bersih, kran air dipastikan tertutup, lantai dicuci bersih, dan seterusnya. Nah, ketemu karyawan yang bertugas membersihkan yang pola kerjanya hanya sesuai jadwal, lantai hanya disiram, sabun cukup dikembalikan, botol dikembalikan saja tanpa perlu melihat apakah masih layak pakai atau tidak, toilet cuma diflush saja, tidak dicuci, dan dalam pikirannya toh ntar juga dipakai lagi, terus nanti ada yang giliran cek dan membersihkan, cukup seadanya saja lah, ngapain juga bersih-bersih amat, ntar juga kotor lagi.
Pertanyaannya, bagaimana menilai dan mengawasinya? CCTV? Apakah di dalam kamar mandi harus dipasang CCTV untuk mengawasi OB? Bagaimana menstandarisasi pekerjaan membersihkan kamar mandi sehingga hasil kerjanya sama, cenderung sama dan kontinyu bersih? Kebersihan yang selalu terjaga, kesiapan peralatan kamar mandi yang selalu tersedia meskipun karyawan bagian kebersihan adalah orang yang berbeda-beda, waktu atau jam ketika membersihkan berbeda, bagaimana mengaturnya dan memastikannya supaya siapapun yang bertugas membersihkan kamar mandi dipastikan akan selalu hasilnya adalah bersih, rapi dan sesuai standar kebersihan/kerapian yang ditetapkan? Haruskah ada pengawas, seorang pengawas? Iya, tapi apakah terus menerus mengawasi dan memelototi mereka bekerja? Tentu tidak. Siapa juga yang mau. Hehehe.
Belajar dari kasus tersebut maka ditetapkanlah SOP. Idealnya SOP dibuat berdasarkan pola kerja yang baku atau dibakukan, contoh, bagaimana membersihkan kamar mandi dan menatanya kembali sehingga kembali rapi seperti semula. Cara membersihkan noda cipratan air di dinding, cara membersihkan dinding toilet termasuk kebersihan gagang pintu, kondisi kunci kamar mandi, termasuk ketika harus mengganti sabun cair, misalnya, dengan yang baru dan itu berarti harus dilaporkan bahwa botol sabun cair, isinya sudah berkurang dan harus ditambah atau diganti. Hal lainnya adalah ketika mendapati kran air yang ternyata sudah mulai tidak berfungsi, bagaimana tindakan yang dilakukan, apakah harus dilakukan penggantian atau bisa diperbaiki secara cepat. Semua hal yang terkait dengan kondisi dan kebersihan kamar mandi harus dicatat langkah-langkahnya sesuai dengan yang sudah dipraktekkan.
Setelah diuji coba sesuai urutannya, diulangi lagi dan jika sudah sesuai dan dengan tingkat kesalahan minimal, langkah-langkah tersebut dibakukan dan menjdai SOP. Selanjutnya adalah menandai kegiatan yang sudah dilakukan dengan cara mengisi kolom cek lis. Misalnya, botol sabun cair kosong, tanggal dan jam dicatat, kemudian dilaporkan dan diganti baru dan ditandai bahwa sudah diganti/diisi baru pada tanggal dan jam yang baru. Kondisi wastafel, setelah selesai dibersihkan maka ditandai dengan cek lis di lembar kerja yang biasanya dibawa atau ditempel. Kran air kondisi masih berfungsi atau sudah mulai rusak. Petugas yang melakukannya pun tercatat. Pengawas cukup menerima laporan dan selanjutnya melakukan inspeksi untuk memastikan hasilnya memang sesuai dengan laporan tersebut ataukah berbeda.
Kira-kira demikian kerangka berpikir dan konsepnya ketika akan membuat SOP, QC Worksheet dan QC Assessment. Tentunya ada beberapa hal yang bisa diabaikan tergantung pada kondisi dan seberapa wajar bisa diabaikan. Contohnya jika terkait dengan kamar mandi rumah ibadah misalnya Masjid atau Musholla, tentunya lebih ketat lagi karena berkaitan dengan hukum kebersihan dalam Islam.
Nah, bagaimana dengan penerapan di bidang kerja IT dan lain-lain? Apakah bisa dipelajari sendiri? Tentu bisa. Tidak susah tapi juga tidak asal membuat. Kunci dan prinsipnya adalah dilakukan terlebih dahulu kemudian diulang hingga diketahui apakah perlu disesuaikan atau sudah memenuhi yang diinginkan. Jika sudah sesuai maka hal tersbut yang disebut sebagai standar kerja yang diinginkan untuk ditetapkan. Tahap berikutnya adalah mendokumentasikan langkah-langkah yang sudah dilakukan tadi kemudian disesuaikan yang tujuannya dapat dilakukan oleh orang lain atau pihak lain yang akan melakukan hal yang sama. Langkah-langkah yang sudah dibakukan tersebut yang disebut SOP.
QC | Quality Control
Beberapa jenis QC Worksheet & Assessment akan saya bagikan di sini dan beberapa sudah published.
- Linux
- pfSense
- Mikrotik
- LAN
Selain itu adalah cara membuatnya dan alasan dibaliknya. Bahasa kerennya adalah filosofi dibaliknya. hehehe. Saya tidak akan membahas SOP karena jenisnya, menurut saya, sangat beragam. Buku panduan, buku petunjuk, materi ajar semuanya menurut saya merupakan SOP dengan cara dan pendekatan berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan. Namun demikian, saya akan membagikannya sebagai bagian tidak terpisahkan dari QC Worksheet & Assessment.
1. Linux (SOP, QC, Assessment)
Jika kita mencari di Google Search dengan kata Linux, Install, Administrasi Sistem Linux, akan disajikan semua yang berkaitan dengan Linux sebagai OS, langkah demi langkah cara meng-install, kemudian administrasi sistem melalui layar tampilan terminal atau CLI. banyak di antaranya disampaikan dengan bahasa kekinian tetapi masih banyak juga dengan bahasa yang sangat teknis dan di antaranya tersebut terdapat pula dengan bahasa yang lebih sederhana bahkan juga terselip humor.
Hal tersebut tidak lepas dari materi tentang Linux yang dari sisi teknis memang memerlukan konsentrasi ketika membaca pembahasannya. Oke, saya tidak bermaksud untuk membahas hal-hal yang jadi alasan setiap penulis ketika mereka menulis tentang Linux dan lainnya tetapi hanya ingin menyampaikan bahwa beberapa di antaranya tentang materi-materi Linux dapat disajikan dengan cara yang lain seperti lebih sederhana, lebih praktis dan dapat diulang.
Saya akan memberikan potongan-potongan lembar materi Linux, dapat disebut materi dokumentasi, modul ataupun SOP termasuk QC dan Assessment.
Potongan gambar di atas adalah potongan dari materi/modul tentang Linux yaitu bagaimana cara menghapus Folder, mengetahui posisi Direktori yang digunakan serta informasi sistem Linux yang telah diinstall dan sedang digunakan. Secara umum, SOP adalah langkah-langkah untuk mengerjakan sesuatu dan diurutkan dari awal hingga selesai. Oleh karena itu, manfaat membuat SOP yang benar dan memenuhi kualifikasi adalah SOP yang mudah dibaca, dimengerti, dipahami dan mudah diperbaiki menjadi lebih baik atau lebih efisien dan efektif.
Sebenarnya potongan gambar tersebut adalah potongan dari modul pelatihan yang saya rancang menggunakan metode SOP sehingga tidak bertele-tele dan instruktur memiliki kesempatan untuk menjelaskan apa saja yang ditanyakan peserta pelatihan, dengan catatan yaitu, peserta pelatihan bertanya tentang materi pelatihan. Hal ini karena materi-materi yang disusun terdapat banyak hal yang harus ditanyakan dan dijelaskan oleh instruktur sebagai akibat dipilihnya metode SOP teknis ketika modul tersebut ditulis.
Potongan gambar berikutnya seperti tertera di atas merupakan potongan gambar dari Lembar Kerja berbasis QC System. Setiap pekerjaan, apapun yang dilakukan harus direncanakan dan didokumentasikan sehingga tercatat/terdokumentasi dan dapat dievaluasi. Tujuannya adalah diperoleh standar kualitas kerja dan hasil kerja yang identik, waktu kerja yang efektif dan efisien. Setiap temuan yang mengindikasikan kekurang efektif/efisien bahkan kegagalan menjadi dasar dari perbaikan sistem QC dan SOP sehingga diperoleh sistem SOP dan QC yang lebih baik dengan standar lebih tinggi. Tentunya diimbangi dengan kualitas SDM dari peserta, instruktur dan penguji.
Potongan gambar di atas adalah potongan lembar Assessment atau lembar penilaian yang merupakan bagian dari satu rangkaian SOP, QC dan Assessment. Lembar penilaian ini berupa lembar yang mengindikasikan apa saja yang telah dikerjakan dan telah dicatat langkah-langkahnya di lembar QC sesuai dengan yang sudah dipelajari melalui SOP (modul praktek) dan diverifikasi apakah sudah sesuai standar dengan cara dinilai sesuai dengan langkah yang sudah dilakukan. Setiap tindakan yang tercatat dan di-review kemudian diverifikasi kesesuaiannya dan dikonfirmasi ulang untuk mendapatkan kepastian yang berbentuk angka. Sehingga nilai verfikasi berupa angka yang diperoleh menunjukkan kualitas kerja yang dilakukan.
2. pfSense (SOP, QC, Assessment)
Saya baru saja belajar tentang Firewall Management System, salah satunya adalah pfSense. Banyak hal yang menarik tentang software ini, selain karena pengaruh dari lingkungan pergaulan yang menyarankan belajar tentang pfSense. Setelah beberapa kali gagal konfigurasi, dengan dibantu teman, akhirnya berhasil dan mampu mengonfigurasi Firewall ini dengan benar. Langkah demi langkah sejak dari cara meng-install hingga konfigurasi dasar selesai dan dapat terkoneksi antara Client – pfSense – ISP sehingga bisa internetan, saya catat dan ulangi lagi, dan akhirnya menemukan beberapa hal yang gagal seperti misalnya NIC yang tidak terdektesi, tidak terkoneksi, update rilis yang terlewatkan termasuk install paket-paket tambahan.
Setiap kegagalan atau kendala dicatat dan diselesaikan dan dicatat bagaiman cara atau langkah penyelesaiannya. Dari pengalaman tersebut akhirnya dibuat SOP kemudian untuk menguji keberhasilan SOP maka dilanjutkan dengan membuat QC dan terakhir adalah Assessment.
Potongan gambar di atas adalah potongan dari modul dasar-dasar konfigurasi pfSense yang saya tulis berdasarkan pengalaman mempelajari pfSense. Semua keterangan dan langkah konfigurasi sesuai dengan yang diperoleh ketika belajar dan dibimbing oleh expert pfSense termasuk beberapa kegagalan. Jika disebut SOP, memang menyerupainya karena hampir tidak ada keterangan tambahan dan hanya langkah-langkah konfigurasi berurutan dari awal hingga selesai. Namun apabila disebut sebagai modul pelatihan juga bisa karena dibukukan dengan ketebalan yang hanya beberapa lembar saja tetapi praktis dan tidak bertele-tele. Seperti telah disebutkan sebelumnya bahwa penyusunan materi training ini berdasarkan sistem QC yaitu SOP yang praktis, efektif dan efisien.
Potongan gambar di atas adalah potongan QC instalasi pfSense dan dasar konfigurasi sistem pfSense. Terlihat sub bab Setup Wizard yang sesuai dengan SOP konfigurasi dasar seperti terlihat di potongan gambar sebelumnya. Hal ini sebenarnya merupakan kesesuaian antara SOP dan QC sehingga standarisasi instalasi dan konfigurasi tetap dan terverifikasi termasuk pembuktian dengan kolom-kolom yang menandakan telah dikerjakan atau belum. Penguji ketika mendapati lembar ini akan mengonfirmasi benar dikerjakan atau tidak/belum dengan cara dilihat secara visual kemudian hasilnya akan dicantumkan dengan penerapan tanda di kolom konfirmasi (NO/YES).
Jika konfirmasinya adalah NO padahal seharusnya YES maka penguji akan menanyakan hal tersebut untuk mendapatkan alasan logisnya.
Potongan gambar berikutnya adalah Lembar Assessment atau lembar verifikasi dari QC pfSense yang menyesuaikan dengan SOP dan QC sehingga sinkron dan penilaian memiliki validitas yang dapat dipertanggungjawabkan.
3. MikroTik (SOP, QC, Assessment)
SOP, QC dan Assessment selanjutnya yang saya sudah tulis dan praktekkan adalah MikroTik. Tidak beda dengan pfSense sebenarnya termasuk juga Linux. Mirip-mirip hanya beda materi saja karena dasarnya adalah SOP, QC dan Assessment Linux yang sudah saya praktekkan, terapkan dan perbaiki hingga sesuai dengan standar yang saya inginkan atau tetapkan. Dan, tentunya akan terus disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
Berikut beberapa potongan gambar SOP, QC dan Assessment untuk MikroTik.
Potongan gambar di atas adalah langkah instalasi dan konfigurasi MikroTik yaitu menentukan IP Address yang diperoleh dari ISP dan IP Address range untuk LAN. Modul training tersebut dengan berbasis SOP secara umum memang membutuhkan pendampingan yaitu Instruktur tetapi tidak menutup kesempatan belajar secara mandiri karena modul/SOP dirancang agar mudah dipelajari dan dipraktekkan.
Potongan gambar di atas adalah QC untuk langkah-langkah konfigurasi MikroTik seperti langkah-langkah pada potongan gambar SOP sebelumnya. Kesesuaian langkah-langkah di SOP dengan konfirmasinya di lembar QC sangat diutamakan sehingga penelusuran kesalahan langkah dapat diketahui lebih cepat dan penyelesaiaannya dapat dilakukan dengan lebih akurat.
Potongan gambar berikutnya adalah Lembar Assessment yang sinkron dengan lembar QC sebelumnya. Dengan demikian akan diperoleh tingkat akurasi penilaian yang tinggi dan dapat dipertanggungjawabkan secara verbal, teknis dan tertulis
4. LAN (SOP, QC, Assessment)
Materi berikutnya adalah mengenai LAN yang terdiri dari konsep LAN, IP Address dan Konversi Bilangan serta teori dan analisa Subnetting. Seperti sebelumnya, setiap Materi terdiri dari SOP, QC dan Lembar Assessment sebagai satu rangkaian.
Kita mulai dari potongan gambar di atas yang merupakan modul teori LAN (Konsep, IP Address dan Implementasinya) dan sudah disesuaikan sedemikian rupa sehingga lebih sederhana dan dipraktekkan mengikuti keterangan yang sudah tertulis di modul yang berbasis SOP tersebut.
Berikutnya adalah QC (worksheet) yang mewajibkan peserta untuk mengisi kolom dan baris yang kosong (wajib diisi) sesuai dengan instruksi dari Instruktur, maksudnya adalah data IP Address Server seperti terlihat di potongan gambar tersebut diberikan oleh Instruktur. Dengan demikian, IP Address yang diberikan berbeda untuk tiap peserta.
Potongan gambar di atas merupakan potongan dari Lembar Assessment untuk QC dan SOP LAN System. Waktu pelaksanaan atau durasinya disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan.
Penutup
SOP secara sederhana dapat disebut sebagai materi/modul pelatihan yang berbasis pada praktek dan disusun atau dibuat secara sederhana. QC atau lebih dikenal dengan Worksheet merupakan lembar konfirmasi dari langkah-langkah pelaksanaan yang sudah ditetapkan melalui SOP. Kemudian, Assessment sebagai langkah verfikasi ulang dan penilaian berupa angka yang ditetapkan sebagai standar penilaian.