 |
| Skema Sistem Dokumentasi QC |
Skema di atas adalah skema tentang sistem QC (Quality Control) yang dijalankan untuk menjalankan prosedur sistem. Sistem ini lazim diterapkan di perusahaan manufaktur namun demikian tidak menutup kemungkinan diterapkan di berbagai jenis perusahaan, IT, Desain, Advertising, Warnet, Fabrikasi dan lain sebagainya. Secara umum memang lebih mudah dengan menganalogikan sistem dalam diagram tersebut terhadap sebuah mesin atau produksi.
Prinsip utamanya adalah prosedur dan dokumentasi sehingga diperoleh analisa dan hasil kajian yang terukur dan jujur. Oleh karena itu setiap pekerjaan dan proses pekerjaan didokumentasikan sistem dan cara kerjanya sehingga diperoleh standar pengoperasian dan standar hasil. Setiap sistem yang bekerja dalam siklus proses memiliki trouble atau masalah dan bisa berbeda-beda jumlah dan kualitasnya sehingga penyelesaiannya atau troubleshooting-nya pun berbeda-beda.
Pre Operations : merupakan tahapan awal dari suatu proses kerja. Semua hal dicatat secara rinci termasuk langkah-langkah yang akan dilakukan berurutan. Prosedur awal ini sangat penting mengingat keterbatasan manusia dalam mengingat sehingga standar peroperasiannya pun pasti menjadi tidak sama.
QC for SOP : dokumentasi ini adalah rincian setiap langkah-langkah yang akan dilakukan dan sedang dilakukan termasuk yang akan dilakukan. Hal ini untuk mencegah terjadinya tindakan di luar kendali dan tidak tercatat. Semua langkah harus terinci dan dicatat agar prosedur tersebut tercatat.
Operations : tahap ini adalah tahapan operasional setelah melalui tahapan Pre Operations yang merupakan tahpan persiapan dengan pedoman pelaksanaannya berdasarkan pada QC for SOP. Prosedur operasional sistem menyesuaikan dengan spesifikasi pekerjaan atau proses termasuk ukuran dan standar sistem yang berlaku.
Troubles : adalah kesalahan-kesalahan atau penyimpangan yang terjadi selama proses pelaksanaan atau selama operasi berjalan. Setiap kesalahan atau penyimpangan dicatat karena kondisi tersebut menjadi acuan untuk perbaikan selama proses dijalankan sesuai prosedur. Atas dasar tersebut nantinya akan diketahui apakah Operational dijalankan sesuai prosedur atau memang terjadi masalah terhadap sistem yang sedang dan telah berjalan.
Reviews : langkah evaluasi dilakukan menyesuaikan dengan penyimpangan yang terjadi. Langkah perbaikan dilakukan langsung sesuai prosedur atau di luar ketentuan dengan prinsip sistem Operations tetap dan terus berjalan. Nantinya hasil evaluasi Reviews menjadi acuan apakah langkah-langkah tersebut sebagai perbaikan, pengembangan atau sebagai peringatan untuk dilakukan penggantian prosedur terhadap sistem (bisa berarti penggantian perangkat, prosedur atau pelaku). Dokumentasi dari sistem Reviews menjadi dasar memperbaiki sistem QC for SOP
Troubleshooting : prosedur ini merupakan dokumentasi rinci dari keadaan Troubles dan Reviews. Semua kondisi termasuk penyelesaiannya dicatat secara lengkap dan terstruktur sehingga memudahkan siapapun yang akan menggunakannya maupun mengembangkannya.
Succeed : tahap ini adalah tahapan akhir dari sistem Operations yang telah dijalankan setelah melalui beragam prosedur dan aturan serta dokumentasi hasil dari pelaksanaan dan rutinitas sistem operasi yang berjalan. Tujuan akhirnya adalah diperoleh hasil atau output yang optimal dari sistem kerja yang efisien dan efektif. Apabila hasil yang diperoleh kurang sesuai maka evaluasi dapat dilakukan sesuai dengan rekam jejak yang sudah tercatat dalam dokumentasi sebelumnya berdasarkan report. Setiap proses diinginkan hasil yang makin baik, makin optimal, sistem kerja makin efisien dan sistem kerja dapat ditingkatkan, sistem dokumentasi pekerjaan juga makin dikembangkan sehingga tingkat efisiensi kerja makin tinggi dengan output makin baik dengan tingkat kegagalan rendah.
QC as a Guidance : dokumentasi QC di tahap ini adalah pedoman lengkap dari dimulainya persiapan, pencatatan, pelaksanaan, pelaporan, pengendalian, dokumentasi, perbaikan hingga dokumentasi hasil akhir. Prosedur dan Dokumentasi tersebut menjadi dasar dilakukannya standarisasi untuk dijadikan pustaka yang nantinya dapat digunakan sebagai pedoman untuk proses kerja di sistem Operasi yang lain dengan model, cara, tipe dan kebiasaan yang sama atau berbeda.
Prinsip utamanya adalah prosedur dan dokumentasi sehingga diperoleh analisa dan hasil kajian yang terukur dan jujur. Oleh karena itu setiap pekerjaan dan proses pekerjaan didokumentasikan sistem dan cara kerjanya sehingga diperoleh standar pengoperasian dan standar hasil. Setiap sistem yang bekerja dalam siklus proses memiliki trouble atau masalah dan bisa berbeda-beda jumlah dan kualitasnya sehingga penyelesaiannya atau troubleshooting-nya pun berbeda-beda.
Pre Operations : merupakan tahapan awal dari suatu proses kerja. Semua hal dicatat secara rinci termasuk langkah-langkah yang akan dilakukan berurutan. Prosedur awal ini sangat penting mengingat keterbatasan manusia dalam mengingat sehingga standar peroperasiannya pun pasti menjadi tidak sama.
QC for SOP : dokumentasi ini adalah rincian setiap langkah-langkah yang akan dilakukan dan sedang dilakukan termasuk yang akan dilakukan. Hal ini untuk mencegah terjadinya tindakan di luar kendali dan tidak tercatat. Semua langkah harus terinci dan dicatat agar prosedur tersebut tercatat.
Operations : tahap ini adalah tahapan operasional setelah melalui tahapan Pre Operations yang merupakan tahpan persiapan dengan pedoman pelaksanaannya berdasarkan pada QC for SOP. Prosedur operasional sistem menyesuaikan dengan spesifikasi pekerjaan atau proses termasuk ukuran dan standar sistem yang berlaku.
Troubles : adalah kesalahan-kesalahan atau penyimpangan yang terjadi selama proses pelaksanaan atau selama operasi berjalan. Setiap kesalahan atau penyimpangan dicatat karena kondisi tersebut menjadi acuan untuk perbaikan selama proses dijalankan sesuai prosedur. Atas dasar tersebut nantinya akan diketahui apakah Operational dijalankan sesuai prosedur atau memang terjadi masalah terhadap sistem yang sedang dan telah berjalan.
Reviews : langkah evaluasi dilakukan menyesuaikan dengan penyimpangan yang terjadi. Langkah perbaikan dilakukan langsung sesuai prosedur atau di luar ketentuan dengan prinsip sistem Operations tetap dan terus berjalan. Nantinya hasil evaluasi Reviews menjadi acuan apakah langkah-langkah tersebut sebagai perbaikan, pengembangan atau sebagai peringatan untuk dilakukan penggantian prosedur terhadap sistem (bisa berarti penggantian perangkat, prosedur atau pelaku). Dokumentasi dari sistem Reviews menjadi dasar memperbaiki sistem QC for SOP
Troubleshooting : prosedur ini merupakan dokumentasi rinci dari keadaan Troubles dan Reviews. Semua kondisi termasuk penyelesaiannya dicatat secara lengkap dan terstruktur sehingga memudahkan siapapun yang akan menggunakannya maupun mengembangkannya.
Succeed : tahap ini adalah tahapan akhir dari sistem Operations yang telah dijalankan setelah melalui beragam prosedur dan aturan serta dokumentasi hasil dari pelaksanaan dan rutinitas sistem operasi yang berjalan. Tujuan akhirnya adalah diperoleh hasil atau output yang optimal dari sistem kerja yang efisien dan efektif. Apabila hasil yang diperoleh kurang sesuai maka evaluasi dapat dilakukan sesuai dengan rekam jejak yang sudah tercatat dalam dokumentasi sebelumnya berdasarkan report. Setiap proses diinginkan hasil yang makin baik, makin optimal, sistem kerja makin efisien dan sistem kerja dapat ditingkatkan, sistem dokumentasi pekerjaan juga makin dikembangkan sehingga tingkat efisiensi kerja makin tinggi dengan output makin baik dengan tingkat kegagalan rendah.
QC as a Guidance : dokumentasi QC di tahap ini adalah pedoman lengkap dari dimulainya persiapan, pencatatan, pelaksanaan, pelaporan, pengendalian, dokumentasi, perbaikan hingga dokumentasi hasil akhir. Prosedur dan Dokumentasi tersebut menjadi dasar dilakukannya standarisasi untuk dijadikan pustaka yang nantinya dapat digunakan sebagai pedoman untuk proses kerja di sistem Operasi yang lain dengan model, cara, tipe dan kebiasaan yang sama atau berbeda.